Hàng về trễ, hóa đơn không khớp đơn hay hai phòng ban cùng mua một món là sự cố quen thuộc ở công ty chưa có quy trình rõ ràng. Một quy trình mua hàng trong doanh nghiệp được thiết kế tốt sẽ chỉ rõ ai đề nghị, ai duyệt, ai đặt hàng và ai thanh toán, giúp kiểm soát chi phí, hạn chế sai sót.

1. Vì sao doanh nghiệp cần quy trình mua hàng rõ ràng

Mua hàng là nơi tiền của doanh nghiệp đi ra ngoài thường xuyên nhất, nên nếu thiếu quy trình, chi phí rất dễ vượt kiểm soát. Một quy trình chuẩn giúp phân định trách nhiệm giữa người đề nghị, người phê duyệt và người thực hiện, tránh tình trạng một người vừa chọn nhà cung cấp vừa tự duyệt thanh toán. Nguyên tắc tách bạch nhiệm vụ này cũng là điểm mà kiểm toán nội bộ và kiểm toán độc lập thường xem xét đầu tiên.

Ngoài kiểm soát rủi ro, quy trình còn giúp công việc trôi chảy hơn. Khi mọi người biết rõ biểu mẫu cần điền, hạn mức phê duyệt và thời gian xử lý, các phòng ban không phải hỏi đi hỏi lại. Dữ liệu mua hàng được lưu theo một chuẩn chung cũng tạo nền tảng để phân tích chi tiêu và đàm phán với nhà cung cấp ở những lần sau.

2. Sáu bước cơ bản của quy trình mua hàng

Mỗi doanh nghiệp có thể thêm hoặc gộp bước tùy quy mô, nhưng khung cơ bản thường giống nhau. Bảng dưới đây tóm tắt từng bước, người phụ trách và chứng từ đi kèm.

Sáu bước này tạo thành một vòng khép kín, trong đó mỗi bộ phận nắm một mắt xích. Khi bất kỳ mắt xích nào bị bỏ qua, rủi ro sai sót hoặc gian lận sẽ tăng lên rõ rệt.

Bước đề nghị và tìm nguồn

Quy trình bắt đầu khi một phòng ban phát sinh nhu cầu và lập phiếu đề nghị, ghi rõ tên hàng, quy cách, số lượng và thời hạn cần. Bộ phận thu mua kiểm tra tính hợp lý của đề nghị, đối chiếu với tồn kho và ngân sách, sau đó gửi yêu cầu báo giá tới các nhà cung cấp. Nhiều doanh nghiệp quy định tối thiểu ba báo giá cho đơn hàng vượt một hạn mức nhất định để tạo sự cạnh tranh và minh bạch. Toàn bộ chuỗi công việc này là phần việc cốt lõi của người làm mua hàng, và bạn có thể đọc thêm tổng quan về nghề thu mua để hiểu các vị trí tham gia vào từng khâu.

Bước đặt hàng, nhận hàng và thanh toán

Sau khi nhà cung cấp được duyệt, bộ phận thu mua phát hành đơn đặt hàng hoặc ký hợp đồng. Với hàng nhập khẩu, đơn hàng cần ghi rõ điều kiện giao hàng theo Incoterms để phân định chi phí vận chuyển và rủi ro. Khi hàng về, kho kiểm đếm số lượng, bộ phận chất lượng kiểm tra quy cách, rồi kế toán đối chiếu chứng từ trước khi thanh toán.

3. Nguyên tắc đối chiếu ba chiều

Đối chiếu ba chiều (Three-way Matching) là nguyên tắc kiểm soát phổ biến trong mua hàng. Trước khi thanh toán, kế toán so sánh ba chứng từ để chắc rằng doanh nghiệp chỉ trả tiền cho đúng thứ đã đặt và đã nhận. Các phần mềm ERP như SAP hay Oracle thường có sẵn chức năng tự động đối chiếu và chặn thanh toán khi phát hiện chênh lệch.

Ba chứng từ được đối chiếu gồm:

– Đơn đặt hàng cho biết doanh nghiệp đã đồng ý mua gì, số lượng bao nhiêu và với mức giá nào.

– Phiếu nhập kho hoặc biên bản giao nhận xác nhận số lượng và tình trạng hàng thực tế đã về.

– Hóa đơn của nhà cung cấp thể hiện số tiền mà doanh nghiệp được yêu cầu thanh toán.

Khi cả ba khớp nhau, thanh toán được tiến hành. Nếu có chênh lệch, bộ phận thu mua cần làm việc lại với nhà cung cấp để điều chỉnh trước khi chuyển tiền.

4. Sai lầm thường gặp và cách khắc phục

Ngay cả khi đã có quy trình trên giấy, nhiều doanh nghiệp vẫn gặp sự cố vì cách vận hành chưa chặt. Những tình huống dưới đây xuất hiện khá phổ biến ở công ty vừa và nhỏ:

– Phòng ban tự liên hệ nhà cung cấp và nhận hàng trước, sau đó mới làm phiếu đề nghị để hợp thức hóa.

– Đơn hàng gấp bỏ qua bước so sánh báo giá, dẫn tới giá mua cao hơn mặt bằng thị trường.

– Hồ sơ mua hàng lưu rải rác trong email cá nhân, gây khó khăn khi đối chiếu hoặc khi nhân sự nghỉ việc.

Cách khắc phục thường bắt đầu từ việc quy định rõ hạn mức phê duyệt, áp dụng biểu mẫu thống nhất và đưa toàn bộ dữ liệu lên phần mềm. Với đơn hàng gấp, doanh nghiệp có thể thiết lập quy trình rút gọn nhưng vẫn yêu cầu bổ sung hồ sơ trong thời hạn nhất định.

Quy trình mua hàng tốt không làm công việc chậm đi, mà giúp mọi người bớt mất thời gian sửa những sai sót lẽ ra có thể tránh từ đầu.

5. Câu hỏi thường gặp

1. Doanh nghiệp nhỏ có cần đủ sáu bước không?

Không nhất thiết đủ từng bước riêng biệt, nhưng nên giữ nguyên tắc tách người đề nghị, người duyệt và người thanh toán để hạn chế rủi ro.

2. Purchase Requisition và Purchase Order khác nhau thế nào?

Purchase Requisition là đề nghị mua nội bộ, còn Purchase Order là đơn đặt hàng chính thức gửi nhà cung cấp sau khi đã được duyệt.

3. Có bắt buộc lấy ba báo giá cho mọi đơn hàng không?

Không có quy định chung cho doanh nghiệp tư nhân. Số báo giá tối thiểu thường do quy chế nội bộ đặt ra theo giá trị đơn hàng.

Tóm lại, một quy trình mua hàng trong doanh nghiệp hiệu quả gồm các bước rõ ràng từ đề nghị, tìm nguồn, phê duyệt, đặt hàng, nhận hàng đến thanh toán. Mỗi bước gắn với người phụ trách và chứng từ cụ thể, kết hợp nguyên tắc đối chiếu ba chiều để kiểm soát chi phí. Khi được số hóa và rà soát định kỳ, quy trình giúp giảm rủi ro sai sót.

Nội dung mang tính tham khảo; điều kiện tuyển dụng và thu nhập thực tế khác nhau tùy doanh nghiệp, vị trí và thời điểm.

Tạ Thị Ngọc Diệp