Tôi từng gửi một email hỏi giá cho năm nhà cung cấp. Nhận về năm báo giá, không cái nào đặt cạnh nhau được.

Bên báo giá đã gồm vận chuyển, bên chưa. Bên tính theo cuộn, bên tính theo mét. Bên ghi thanh toán 30 ngày, bên đòi trả trước. Mất thêm một tuần hỏi lại.

Lỗi không ở nhà cung cấp. Lỗi ở cái email tôi gửi đi. Nó chưa phải là một RFQ.

1. RFQ là gì trong thu mua

RFQ là viết tắt của request for quotation, nghĩa là yêu cầu báo giá.

Đó là tài liệu bộ phận mua hàng gửi cho một hoặc nhiều nhà cung cấp, mời họ báo giá và điều kiện cho một món hàng đã được mô tả rõ. Ví dụ hai nghìn thùng carton năm lớp đúng kích thước, hoặc năm mươi bộ vòng bi theo mã kỹ thuật.

Điểm mấu chốt là “đã rõ”. Mình biết chính xác mình cần gì. Thứ các nhà cung cấp cạnh tranh với nhau chỉ còn là giá, thời gian giao và điều kiện thương mại.

Với người làm buyer, RFQ là việc hằng tuần. Có tuần gửi vài chục cái.

2. Một RFQ của tôi thường có gì

Không có mẫu chung cho mọi công ty. Có nơi soạn trên Excel, có nơi làm thẳng trên module mua hàng của SAP. Nhưng phần ruột gần như giống nhau.

– Thông tin bên mua: tên công ty, người liên hệ, số tham chiếu của yêu cầu để sau này tra lại.

– Mô tả hàng: mã hàng, quy cách, bản vẽ nếu có, tiêu chuẩn chất lượng áp dụng.

– Số lượng và lịch giao: giao một lần hay chia đợt, giao tới đâu.

– Điều kiện thương mại: điều kiện giao hàng theo Incoterms nếu mua nước ngoài, điều kiện thanh toán, bảo hành.

– Hạn chót gửi báo giá và thời gian báo giá còn hiệu lực.

Thiếu một dòng là nhà cung cấp phải tự đoán. Mỗi bên đoán một kiểu, và mình lại nhận về năm báo giá không so được.

Từ bàn mua hàng: Khi phòng yêu cầu ghi quy cách mơ hồ kiểu “giống lần trước”, tôi hỏi lại họ trước khi gửi đi. Năm phút hỏi nội bộ đỡ cho cả tuần email qua lại với năm bên.

Có hai nguyên tắc tôi giữ. Mọi nhà cung cấp nhận cùng một bộ thông tin, cùng hạn chót. Và giá của bên này không bao giờ được kể cho bên kia.

Doanh nghiệp nhà nước hoặc dự án dùng vốn công thì khác. Việc mua sắm phải đi theo quy định về đấu thầu hiện hành, không làm RFQ tự do như doanh nghiệp tư nhân được.

3. RFQ, RFI, RFP khác nhau ở đâu

Ba chữ này hay đi cùng nhau trong khâu tìm nguồn (sourcing). Tôi phân biệt bằng một câu hỏi: mình đã rõ mình cần gì tới mức nào?

Chưa rõ thị trường có ai, làm được gì, thì gửi RFI, request for information. Mục đích là thu thập thông tin năng lực.

Biết vấn đề nhưng chưa biết giải pháp, ví dụ cần một phần mềm quản lý kho hay một dịch vụ vận chuyển dài hạn, thì gửi RFP, request for proposal. Nhà cung cấp đề xuất cách làm kèm giá, và mình chấm cả giải pháp lẫn giá.

Biết rõ đến từng thông số rồi thì gửi RFQ.

Một dự án lớn có thể đi đủ ba bước theo thứ tự đó. Hàng tiêu chuẩn mua thường xuyên thì đi thẳng vào RFQ. Nắm được ba loại tài liệu này là một mốc khá rõ trên lộ trình trong nghề thu mua, vì nó cho thấy mình đã hiểu logic của việc tìm nguồn chứ không chỉ biết gửi email hỏi giá.

“Báo giá rẻ là con số trên giấy. Tiền thật là con số sau khi hàng đã nằm trong kho.”

4. Báo giá về rồi thì so thế nào

Tôi lập một bảng so sánh, người trong nghề hay gọi là bid tabulation. Đặt mỗi nhà cung cấp một cột.

Việc đầu tiên là quy về cùng mặt bằng. Cùng điều kiện giao hàng, cùng đồng tiền, cùng thời hạn thanh toán. Bên nào báo giá xuất xưởng thì cộng thêm vận chuyển. Bên nào đòi trả trước toàn bộ thì tôi ghi chú rủi ro.

Rồi mới nhìn tới giá. Một báo giá thấp hơn chút nhưng giao chậm hai tuần, với hàng đang gấp, nhiều khi không đáng.

Tôi thường đề xuất một hoặc hai bên kèm lý do để cấp trên duyệt. Sau đó mới vào đàm phán và phát hành đơn đặt hàng (purchase order).

Mọi RFQ và báo giá tôi lưu theo số tham chiếu. Kiểm toán nội bộ hỏi tới thì có cái mở ra ngay.

5. Hỏi nhanh

RFQ có ràng buộc pháp lý không?

Bản thân RFQ chỉ là lời mời báo giá. Ràng buộc thường phát sinh khi bên mua chấp nhận báo giá, phát hành đơn hàng hoặc ký hợp đồng. Trường hợp cụ thể thì nên hỏi bộ phận pháp chế.

Cho nhà cung cấp bao lâu để trả lời?

Hàng tiêu chuẩn tôi hay cho khoảng một tuần. Hàng gia công theo bản vẽ thì lâu hơn, vì họ cần tính toán.

Gửi cho mấy bên là vừa?

Tôi cố gắng có ít nhất ba báo giá để có mặt bằng tham chiếu. Hàng đặc thù chỉ có một hai nguồn thì ghi rõ lý do trong hồ sơ.

Diệp