Tuần đầu tiên nhận chức trưởng phòng, tôi vẫn mở hộp thư mỗi sáng và tự trả lời báo giá. Thói quen sáu năm làm buyer.

Đến thứ Năm, giám đốc vận hành hỏi tôi kế hoạch mua thép cho nửa năm sau. Tôi chưa có.

Tôi nhận ra mình đang làm việc của người khác, còn việc của mình thì chưa ai làm.

Bài này tôi viết cho những bạn đang làm thu mua vài năm và bắt đầu nghĩ tới bước tiếp theo. Trưởng phòng thu mua làm gì, khác nhân viên ở chỗ nào. Theo tôi, khác nhiều hơn người ta tưởng.

1. Câu hỏi đổi khác

Nhân viên thu mua trả lời câu hỏi: món này mua ở đâu, giá bao nhiêu, bao giờ về.

Trưởng phòng thu mua (purchasing manager, có nơi gọi procurement manager) trả lời câu hỏi khác: một hai năm tới công ty nên mua như thế nào.

Mua tập trung hay để từng nhà máy tự mua. Một nguồn hay nhiều nguồn. Ký hợp đồng khung cả năm hay mua lẻ theo giá thị trường. Giữ tồn nhiều để tránh biến động hay chấp nhận rủi ro để nhẹ vốn.

Khung thời gian cũng đổi. Trước tôi nghĩ theo ngày, theo tuần. Giờ nghĩ theo quý, theo năm.

Và người mình báo cáo cũng đổi. Thường là giám đốc vận hành, giám đốc tài chính, có công ty là thẳng tổng giám đốc.

2. Việc cụ thể trên bàn

Chiến lược theo ngành hàng

Tôi chia những gì công ty mua thành các nhóm ngành hàng (category). Thép, bao bì, hóa chất, linh kiện điện, dịch vụ vận chuyển. Mỗi nhóm có một chiến lược riêng.

Nhóm nào chiếm nhiều tiền và rủi ro cao thì tôi trực tiếp nắm. Nhóm nhỏ, hàng phổ thông thì giao cho nhân viên, chỉ duyệt.

Muốn chia được như vậy phải làm phân tích chi tiêu (spend analysis). Kéo dữ liệu mua cả năm từ ERP ra, xem tiền đi đâu, đi qua bao nhiêu nhà cung cấp. Lần đầu làm, tôi phát hiện cùng một loại găng tay mà công ty mua từ sáu bên khác nhau.

Ngân sách và chỉ số

Trưởng phòng lập và theo dõi ngân sách mua sắm. Cuối mỗi tháng tôi xem vài chỉ số: chi phí tiết kiệm được so với kỳ trước, tỷ lệ giao đúng hạn, số đơn mua gấp ngoài kế hoạch.

Chỉ số cuối là cái tôi để ý nhất. Đơn gấp nhiều nghĩa là kế hoạch đang có vấn đề, và thường mua gấp thì đắt.

Hợp đồng lớn và nhà cung cấp chiến lược

Các hợp đồng khung giá trị lớn tôi tự đàm phán, hoặc ngồi cùng nhân viên phụ trách. Với vài nhà cung cấp chiến lược, tôi gặp lãnh đạo bên họ mỗi năm ít nhất một lần, không phải để ép giá mà để nghe kế hoạch của họ.

Quy trình và phân quyền

Phần này ít ai thích nhưng rất cần. Trưởng phòng ban hành quy trình mua hàng, quy định ai được duyệt đơn tới mức bao nhiêu, khi nào phải có ba báo giá, khi nào được mua một nguồn.

Phân quyền rõ thì giảm rủi ro gian lận. Mà thu mua là bộ phận tiền đi qua nhiều, nên kiểm toán nội bộ xem rất kỹ.

Kinh nghiệm: Năm đầu làm quản lý, tôi viết lại quy trình duyệt đơn và gửi cho kế toán, kiểm soát nội bộ đọc góp ý trước khi ban hành. Họ sửa ba chỗ tôi không nghĩ tới. Quy trình đó dùng được tới khi tôi rời công ty.

Con người

Tuyển, đào tạo, đánh giá nhân viên. Phân việc cho đều, không để một người ôm hết nhà cung cấp lớn.

Đây là chỗ tôi thấy khó nhất. Mình làm buyer giỏi không có nghĩa mình dạy được người khác làm buyer giỏi. Tôi phải học lại cách giải thích những việc mình từng làm theo phản xạ. Nếu bạn đang ở những năm đầu và thấy phần này còn xa, hãy củng cố kiến thức nền về nghề thu mua trước, vì mọi quyết định ở cấp trưởng phòng đều đứng trên hiểu biết về quy trình hằng ngày.

3. Không phải nhân viên giỏi nào cũng thành trưởng phòng giỏi

Tôi đã thấy vài người lên quản lý rồi xin xuống lại. Họ làm việc rất tốt, nhưng không chịu nổi việc không được tự tay làm.

Ở vị trí này, phần lớn thời gian của tôi là họp, đọc số, viết đề xuất, nói chuyện với các bộ phận khác. Sản xuất muốn hàng tốt và về sớm. Tài chính muốn chi ít và trả chậm. Bên chất lượng muốn đổi nhà cung cấp vì một lô lỗi. Ban giám đốc muốn cắt chi phí năm nay thêm vài phần trăm.

Mình đứng giữa, và phải chọn.

“Trưởng phòng thu mua không được nhớ tới vì số đơn đã xử lý, mà vì nhiều năm liền nhà máy không phải dừng chờ hàng.”

Có một áp lực nữa ít người nói. Khi nguồn cung gián đoạn, dù vì bão, vì tỷ giá hay vì một nhà máy bên kia biên giới đóng cửa, người phải giải trình vẫn là mình. Tôi học cách giữ sẵn một danh sách nguồn dự phòng cho các nhóm hàng quan trọng, kể cả khi chưa cần dùng.

4. Kỹ năng phải có thêm

Chuyên môn mua hàng thì vẫn cần. Nhưng phải cộng thêm vài thứ.

Thứ nhất là đọc số tài chính. Tổng chi phí sở hữu, báo cáo tài chính của nhà cung cấp, ảnh hưởng của tỷ giá và giá nguyên liệu lên giá vốn. Ban giám đốc nghe bằng ngôn ngữ tiền, không phải ngôn ngữ đơn hàng.

Thứ hai là trình bày. Tôi từng mang một đề xuất đổi nhà cung cấp lên họp với hai mươi slide. Giám đốc tài chính chỉ hỏi một câu: năm sau tiết kiệm bao nhiêu, rủi ro là gì. Từ đó tôi làm một trang.

Thứ ba là sự minh bạch. Vị trí này tiếp xúc trực tiếp với lợi ích từ nhà cung cấp. Quà cáp, hoa hồng, lời mời đi chơi. Tôi giữ nguyên tắc từ chối và báo lại theo quy định công ty, kể cả khi người ta nói là “bình thường thôi”.

Người cũ trước tôi dặn một câu khi bàn giao: phòng mua hàng mất uy tín một lần thì mất rất lâu mới lấy lại. Tôi nhớ câu đó hơn mọi tài liệu bàn giao khác.

Chứng chỉ thì có CIPS (Chartered Institute of Procurement & Supply) hoặc các chương trình của ISM (Institute for Supply Management). Không phải công ty nào cũng đòi. Ở công ty đa quốc gia thì đó có thể là điểm cộng khi ứng tuyển.

5. Đường đi lên

Đường phổ biến tôi thấy là nhân viên thu mua, rồi senior buyer, rồi trưởng nhóm phụ trách một ngành hàng, rồi trưởng phòng. Mất bao lâu thì tùy người, tùy công ty, tùy có chỗ trống hay không. Thường là nhiều năm.

Trước khi nghĩ tới chiến lược, nên chắc phần tác nghiệp. Tôi chưa thấy ai làm chiến lược mua hàng tốt mà chưa từng tự tay theo một đơn hàng gặp sự cố từ đầu tới cuối.

Thu nhập của vị trí này phụ thuộc quy mô công ty, ngành hàng, khu vực và phạm vi phụ trách. Doanh nghiệp vốn nước ngoài thường đòi thêm tiếng Anh tốt và kinh nghiệm SAP hoặc một ERP tương tự.

Nếu bạn muốn chuẩn bị từ bây giờ, tôi gợi ý ba việc. Xin phụ trách trọn một nhóm ngành hàng, dù nhỏ. Tập trình bày kết quả tiết kiệm theo cách người làm tài chính muốn nghe. Và nhận kèm một bạn mới vào phòng.

Ba việc đó không cần chức danh. Nhưng khi có cơ hội, người ta sẽ nhớ tới bạn.

Diệp