Lần đàm phán đầu tiên tôi tự hào nhất hóa ra là lần tệ nhất.

Tôi ép một nhà cung cấp bao bì giảm gần một phần mười đơn giá. Họ đồng ý. Ba tháng sau, thùng carton về bị mỏng hơn mẫu, giao trễ hai lần liền, và khi tôi gọi thì người phụ trách bên đó không còn nghe máy nhanh như trước.

Giá thấp, nhưng tổng thiệt hại lớn hơn số tiền tôi “tiết kiệm” được. Từ đó tôi nghĩ khác về kỹ năng đàm phán với nhà cung cấp.

1. Giá chỉ là một dòng trên bàn

Một hợp đồng mua hàng có nhiều thứ để thương lượng hơn là đơn giá.

Điều kiện thanh toán: trả ngay, công nợ ba mươi ngày hay sáu mươi ngày. Với công ty đang căng dòng tiền, kéo được công nợ có khi giá trị hơn bớt vài phần trăm giá.

Giao hàng: thời gian, địa điểm, giao một lần hay chia lô. Với hàng nhập là điều kiện Incoterms, quyết định ai trả cước, ai mua bảo hiểm, rủi ro chuyển ở đâu.

Bảo hành, đổi trả, phạt chậm giao. Những điều khoản này nằm im cho tới ngày có sự cố.

Chiết khấu theo sản lượng nếu bạn cam kết mua cả năm.

Người làm lâu nhìn vào tổng chi phí sở hữu (total cost of ownership), tức mọi khoản tiền phát sinh từ lúc mua tới lúc dùng xong. Nhìn kiểu này thì có nhiều chỗ để trao đổi hơn. Có những điều khoản nhà cung cấp nhượng dễ hơn giá rất nhiều.

2. Phần lớn kết quả được quyết định trước buổi gặp

Tôi dành thời gian chuẩn bị nhiều hơn thời gian ngồi đàm phán. Thường gấp vài lần.

Biết giá thị trường

Mở file theo dõi giá cũ. Xem báo giá của các bên khác. Đọc bản tin giá nguyên liệu nếu mặt hàng phụ thuộc thép, nhựa, giấy. Vào phòng mà không biết mức giá hợp lý là vào để nghe người khác quyết.

Biết đường lui của mình

Trong sách đàm phán người ta gọi là BATNA (best alternative to a negotiated agreement), phương án dự phòng mạnh nhất bạn có nếu không chốt được. Khái niệm này phổ biến từ cuốn Getting to Yes của nhóm Dự án Đàm phán Harvard.

Nói đơn giản: nếu bên này không chịu, mình mua của ai, với điều kiện nào? Có một nhà cung cấp dự phòng đã được đánh giá trong danh sách là có sức nặng hơn mọi lời nói.

“Người không có đường lui thì không đàm phán, chỉ đang xin.”

Đặt ba con số trước

Mức mong muốn. Mức chấp nhận được. Điểm dừng, quá điểm đó thì đứng dậy.

Ghi ra giấy. Thống nhất với sếp nếu cần. Khi đã ngồi vào bàn, người ta rất dễ trôi dần về phía đối phương nếu trong đầu không có điểm dừng rõ ràng.

Hiểu bên kia đang cần gì

Họ đang dư công suất hay đang kín đơn? Cuối quý họ có chỉ tiêu doanh số không? Mùa nào là mùa thấp điểm của họ?

Mấy chuyện này hỏi được qua lịch sử giao dịch, qua buổi thăm xưởng, qua nói chuyện với nhân viên kinh doanh bên đó. Biết đối phương cần gì thì mới biết đưa gì để đổi.

Kỹ năng chuẩn bị này cũng là thứ phân biệt người mua hàng mới với người đã lên được các vị trí chiến lược hơn, phần đó tôi có viết trong bản đồ nghề thu mua.

3. Lúc ngồi vào bàn

Trao đổi có điều kiện

Tôi gần như không bao giờ đề nghị giảm giá suông nữa. Thay vào đó là “nếu… thì…”.

Nếu bên anh giảm giá năm phần trăm, bên tôi cam kết sản lượng cả năm. Nếu kéo được công nợ thêm ba mươi ngày, bên tôi chấp nhận giao theo lô lớn hơn. Nhà cung cấp thấy phần lợi của họ nên dễ gật đầu hơn.

Nguyên tắc tôi giữ: không cho đi thứ gì mà không nhận lại một thứ.

Hỏi nhiều hơn nói

Hỏi về kế hoạch sản xuất của họ. Hỏi giá nguyên liệu đầu vào đang thế nào. Hỏi họ khó ở đâu.

Có lần một nhà cung cấp nhựa kể họ đang dư công suất vào tháng sau Tết. Tôi dời một đơn lớn sang đúng giai đoạn đó, được giá tốt hơn mà họ cũng vui vì máy không nằm không.

Buổi đàm phán ổn là khi cả hai bên đứng dậy và vẫn muốn làm tiếp đơn sau.

Đọc lại trước khi rời phòng

Trước khi kết thúc, tôi đọc lại từng điểm đã thống nhất. Rồi gửi email xác nhận trong ngày. Lời nói trong phòng họp rất hay bị nhớ khác nhau sau một tuần.

4. Những lỗi tôi từng mắc

Để lộ là đang gấp. Câu “bên em cần hàng trong tuần này” nói ra ở phút đầu là mất gần hết thế mạnh.

Chỉ chăm chăm vào giá, bỏ qua điều khoản giao hàng và bảo hành. Lần carton mỏng ở đầu bài là ví dụ.

Đồng ý quá nhanh khi chưa hỏi lại kỹ thuật. Nhà cung cấp đề xuất vật liệu thay thế rẻ hơn, tôi nhận lời ngay tại bàn. Kỹ sư không duyệt. Tôi phải gọi lại xin rút lời, rất ngại.

Dùng thông tin sai để gây áp lực, kiểu bịa ra một báo giá thấp hơn của đối thủ. Tôi chưa làm, nhưng đã thấy đồng nghiệp làm và bị phát hiện. Uy tín mất thì không đàm phán lại được.

Còn chuyện ưu đãi cá nhân từ nhà cung cấp trong lúc đàm phán thì phải báo theo quy định công ty, không có ngoại lệ.

5. Hỏi nhanh

Người hướng nội có làm được không?

Được. Đàm phán mua hàng dựa nhiều vào chuẩn bị số liệu và lắng nghe. Mấy người đàm phán vững nhất tôi biết đều nói ít.

Có nên đòi giảm giá ở mọi đơn?

Không. Đơn nhỏ hoặc giá đã hợp lý mà vẫn ép đều thì nhà cung cấp mệt, lúc cần họ ưu tiên thì họ không ưu tiên mình.

Muốn rèn thì cách nhanh nhất tôi biết là xin ngồi dự các buổi đàm phán của sếp, ghi lại cách họ mở đầu và nhượng bộ, rồi tự rút kinh nghiệm sau mỗi buổi của mình.

Diệp