Bảy giờ mười lăm, tổ trưởng tổ lắp ráp gọi điện. Thiếu một loại vít M4, dây chuyền còn chạy được khoảng bốn mươi phút.

Trên hệ thống, kho vẫn còn hai thùng. Ra kệ thì không thấy đâu.

Đó là buổi sáng đầu tiên tôi làm nhân viên vật tư ở một nhà máy cơ khí, và cũng là lần đầu tôi hiểu công việc này không nằm trên màn hình. Nó nằm ở chỗ con số trên màn hình có khớp với cái kệ hay không.

Nhiều bạn hỏi tôi nhân viên quản lý vật tư làm gì, có phải thủ kho không, có phải thu mua không. Câu trả lời là nằm ở giữa. Bài này tôi ghi lại theo những gì mình đã làm.

1. Vị trí này nằm ở đâu trong công ty

Tên tiếng Anh hay gặp trong mô tả tuyển dụng là material controller, đôi khi ghi materials staff hoặc nhân viên kế hoạch vật tư. Mỗi công ty gọi một kiểu.

Việc chính thì giống nhau. Theo dõi vật tư từ lúc nhận vào kho tới lúc xuất ra cho sản xuất, công trình hay bảo trì. Vật tư có thể là nguyên liệu chính, linh kiện, bao bì, phụ tùng thay thế, dầu mỡ, công cụ dụng cụ.

Mục tiêu nghe đơn giản: không thiếu để sản xuất phải chờ, không thừa để tiền nằm chết trên kệ.

Người làm thu mua thì nhìn ra ngoài, tìm nguồn, hỏi giá, đàm phán. Người quản lý vật tư nhìn vào trong: cần gì, còn bao nhiêu, bao giờ phải đặt thêm. Ở công ty nhỏ, một người làm cả hai. Ở công ty lớn, đây là hai bộ phận, và số liệu của vật tư là đầu vào để thu mua làm việc.

2. Một ngày làm việc thật

Buổi sáng: đọc kế hoạch, đối chiếu tồn

Việc đầu tiên tôi làm mỗi sáng là mở kế hoạch sản xuất của tuần, xem hôm nay và ngày mai chạy mã hàng nào.

Từ mã hàng, tôi tra định mức (BOM), tức mỗi sản phẩm cần bao nhiêu vật tư gì. Nhân ra số lượng cần, rồi so với tồn kho trên hệ thống.

Chỗ nào thiếu, tôi gọi kho kiểm thực tế trước. Không tin ngay con số trên máy. Vụ vít M4 hôm đầu tiên là vì một phiếu xuất tuần trước chưa được nhập vào hệ thống.

Buổi trưa: nhận hàng, chứng từ

Hàng của nhà cung cấp thường về trước trưa. Tôi đối chiếu với đơn đặt hàng: đúng mã, đúng quy cách, đủ số lượng. Với hàng cần kiểm, chờ bên QC lấy mẫu rồi mới nhập.

Rồi tới giấy tờ. Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, thẻ kho, biên bản giao nhận. Ai mới vào nghề hay xem nhẹ phần này. Tôi thì nghĩ phần lớn rắc rối về sau đều bắt đầu từ một tờ phiếu ký vội.

Ở kho: Tôi tập thói quen không ký phiếu nhập khi chưa tự đếm hoặc chưa có người đếm cùng. Lúc đầu thấy chậm. Về sau mới thấy mình đã tránh được khá nhiều lần phải giải trình.

Buổi chiều: đề nghị mua, xử lý tồn lâu

Cuối ngày là lúc tôi rà các mã chạm mức tồn tối thiểu và lập đề nghị mua (purchase requisition) chuyển cho thu mua. Ghi rõ cần bao nhiêu, cần trước ngày nào, vì sao.

Thỉnh thoảng tôi lọc danh sách hàng chậm luân chuyển, hàng sắp hết hạn, hàng hỏng. Có mã nằm kho hơn một năm vì đổi thiết kế mà không ai báo. Việc của mình là đưa danh sách đó ra, đề xuất bán thanh lý, trả lại nhà cung cấp hay dùng thay thế.

Định kỳ thì có kiểm kê. Tháng, quý hoặc cuối năm tùy công ty. Chênh lệch giữa sổ và thực tế phải tìm ra nguyên nhân, báo kế toán, điều chỉnh có chữ ký.

3. Công trường khác nhà máy thế nào

Tôi từng có một năm làm vật tư cho một dự án xây dựng. Cùng chức danh, nhưng gần như một nghề khác.

Ở nhà máy, mình bám kế hoạch sản xuất và định mức tiêu hao. Mọi thứ khá đều đặn.

Ở công trường, mình bám tiến độ thi công. Thép, xi măng, cát đá, vật tư điện nước về theo đợt, để ngoài trời, dễ hao hụt. Đội thi công cần là cần ngay. Tôi đi bộ nhiều hơn ngồi bàn, và học được cách đo khối cát trên xe trước khi ký nhận.

Bộ phận bảo trì lại khác nữa. Ở đó vật tư là phụ tùng: vòng bi, dây curoa, phớt, dầu thủy lực. Lượng dùng không đều, nhưng thiếu một con vòng bi đúng lúc máy hỏng là dừng máy cả ngày. Nên phải giữ dự trữ cho những mã quan trọng dù chúng quay vòng chậm.

Còn bệnh viện, trường học thì trọng tâm là hạn dùng và quy trình cấp phát.

Khi đọc tin tuyển dụng, tôi khuyên các bạn nhìn kỹ loại vật tư và môi trường. Nó cho biết ngày làm việc của mình sẽ trông ra sao hơn là chức danh.

“Vật tư trên kệ là tiền đang nằm im. Việc của mình là để nó chạy đi đúng lúc.”

4. Cần biết những gì

Kiến thức

Có vài khái niệm phải nắm từ sớm. Định mức tiêu hao. Tồn kho an toàn (safety stock). Điểm đặt hàng lại (reorder point). Phân loại ABC để biết mã nào cần canh sát, mã nào để lỏng được.

Không cần thuộc công thức trong sách. Cần hiểu vì sao mã A thì tuần nào cũng xem, mã C thì một tháng xem một lần cũng được.

Thêm một chút kiến thức chứng từ kho của kế toán. Bạn sẽ làm việc với phòng kế toán hằng tuần, nên hiểu họ cần gì thì đỡ va chạm.

Công cụ

Excel gần như bắt buộc. Hàm tra cứu, PivotTable, định dạng có điều kiện để tô đỏ mã sắp hết. Tôi từng tự làm một file nhập xuất tồn có cảnh báo tồn tối thiểu, dùng gần hai năm trước khi công ty lên ERP.

Công ty lớn dùng SAP, Oracle hoặc phần mềm quản lý kho trong nước. Ai đã từng thao tác trên một hệ thống ERP thì vào việc nhanh hơn, vì logic giữa các hệ thống khá giống nhau.

Nếu muốn học bài bản hơn về hoạch định và tồn kho, có chứng chỉ CPIM của ASCM. Không phải nơi nào cũng đòi, và tôi nghĩ nên làm vài năm rồi hãy học, lúc đó đọc mới thấm. Vì vật tư gắn rất chặt với khâu mua hàng, bạn nên đọc thêm cái nhìn tổng thể về nghề thu mua để thấy mình đứng ở đâu trong cả chuỗi.

Tính cách

Cẩn thận và trung thực. Hai thứ này người tuyển dụng hỏi kỹ hơn cả kỹ năng.

Và chịu được việc bị kẹp giữa. Quản đốc cần hàng gấp, kế toán cần số khớp, thu mua cần thời gian để hỏi giá. Ai cũng đúng theo cách của họ.

Một chị trưởng kho từng nói với tôi: số liệu sạch thì cãi nhau ít. Tôi thấy câu đó đúng với cả nghề vật tư.

5. Trách nhiệm và áp lực

Phần này ít người nói khi giới thiệu nghề.

Người quản lý vật tư thường ký xác nhận trên chứng từ nhập xuất. Sai lệch số liệu thì mình là người đầu tiên được hỏi. Chênh lệch kiểm kê để lâu không xử lý có thể ảnh hưởng tới báo cáo tài chính của công ty.

Kho lớn hoặc công trường có khi làm theo ca, đi lại nhiều, nắng mưa. Nếu bạn hình dung đây là việc văn phòng hoàn toàn thì nên hỏi kỹ lúc phỏng vấn.

6. Đi lên từ đâu

Phần lớn người tôi biết bắt đầu từ nhân viên kho, thủ kho hoặc trợ lý vật tư. Làm quen chứng từ, hệ thống, kệ hàng.

Sau vài năm, ai đọc số tốt và biết dự báo thì lên kế hoạch vật tư (material planner) hoặc trưởng nhóm kho. Xa hơn là trưởng bộ phận vật tư, quản lý kho vận, hoặc chuyển ngang sang thu mua và chuỗi cung ứng. Tôi đi đường cuối.

Thu nhập thì tùy quy mô công ty, ngành, khu vực và kinh nghiệm. Biết ERP và đọc được tiếng Anh chuyên ngành thường mở thêm lựa chọn ở doanh nghiệp vốn nước ngoài, nhưng mỗi nơi một khác, tôi không dám nói con số.

Người trái ngành cũng vào được. Tôi có đồng nghiệp học kế toán, có bạn học kỹ thuật công nghiệp, có người đi lên từ công nhân. Điểm chung là họ đều từng đứng kiểm kê ít nhất một đợt và hiểu vì sao số lệch.

Nếu bạn đang định thử, lời khuyên của tôi chỉ có một: xin tham gia một đợt kiểm kê thật. Đếm từng kệ, ghi từng mã. Sau buổi đó bạn sẽ biết mình có hợp với nghề này hay không.

Diệp