Một tin tuyển nhân viên mua hàng tôi đọc tuần trước liệt kê mười bốn yêu cầu. Đàm phán, ERP, Incoterms, tiếng Anh, chịu áp lực, tư duy phân tích, và còn nữa.

Người mới đọc xong thường hỏi tôi: học cái nào trước?

Câu trả lời của tôi luôn ngắn hơn danh sách đó nhiều. Phần lớn yêu cầu trong tin tuyển dụng là thứ bạn sẽ học dần trong lúc làm. Chỉ vài thứ phải có từ tuần đầu.

1. Hai thứ cần ngay từ tuần đầu

Nhân viên thu mua (purchasing staff, hay buyer) nhận yêu cầu mua, tìm nhà cung cấp, hỏi giá, so giá, đặt hàng và theo tới khi hàng về kho. Chuỗi việc đó lặp đi lặp lại mỗi ngày.

Muốn theo kịp, bạn cần hai thứ.

Thứ nhất là hiểu quy trình. Từ đề nghị mua (purchase requisition, PR) tới đơn đặt hàng (purchase order, PO) tới phiếu nhập kho. Mỗi công ty có quy trình nội bộ riêng, ai duyệt, duyệt tới mức nào, khi nào cần ba báo giá. Tuần đầu đi làm, tôi khuyên bạn xin tài liệu quy trình về đọc kỹ, và hỏi người cũ những chỗ chưa hiểu.

Thứ hai là Excel. Không cần giỏi macro. Cần dùng thạo hàm tra cứu, PivotTable, lọc, và biết dựng một bảng theo dõi đơn hàng có ngày hẹn, ngày về, trạng thái. Tôi vẫn giữ file theo dõi đơn hàng tự làm từ năm thứ hai, chỉ thêm cột chứ chưa bỏ cột nào.

Thiếu hai thứ này thì những kỹ năng khác cũng khó dùng.

Từ bàn mua hàng: Tháng đầu, tôi xin theo trọn một đơn hàng nhỏ, từ lúc phòng kỹ thuật gửi PR tới lúc kho ký nhập. Đơn đó trễ ba ngày vì nhà cung cấp hiểu sai quy cách. Tôi học được nhiều từ đơn trễ đó hơn từ cả xấp tài liệu đào tạo.

Cách học này tôi vẫn khuyên các bạn mới. Mỗi đơn đi trọn một vòng cho bạn thấy vì sao từng bước tồn tại, và lỗi hay chui vào ở chỗ nào. Thường là ở khâu chuyển thông tin giữa người yêu cầu và nhà cung cấp, chứ ít khi ở khâu đặt hàng.

2. Đọc báo giá

Kỹ năng này nghe đơn giản, nhưng tôi thấy nhiều bạn làm một hai năm vẫn chưa vững.

Đọc báo giá không phải là nhìn đơn giá. Là nhìn cả gói: giá đã gồm vận chuyển chưa, thanh toán bao nhiêu ngày, số lượng đặt tối thiểu (MOQ) là bao nhiêu, thời gian giao (lead time) có thực tế không, bảo hành thế nào.

Hai báo giá chênh nhau vài phần trăm có thể đảo ngược khi tính hết các khoản đó. Người trong nghề gọi là so theo tổng chi phí.

Với hàng nhập khẩu, bạn sẽ gặp thêm Incoterms. Không cần thuộc hết các điều kiện ngay. Bắt đầu từ vài điều kiện công ty mình hay dùng, hiểu rủi ro và chi phí chuyển sang bên mua ở điểm nào.

“Báo giá rẻ nhất trên giấy và đơn hàng rẻ nhất khi về kho nhiều lần không phải là một.”

3. Giao tiếp, nhiều hơn bạn nghĩ

Người làm mua hàng đứng giữa. Một bên là nhà cung cấp. Bên kia là sản xuất, kho, kế toán, phòng kỹ thuật. Ai cũng có kỳ vọng riêng về giá, chất lượng và thời gian.

Phần lớn thời gian của tôi những năm đầu là viết email và gọi điện. Nên kỹ năng giao tiếp ở đây khá cụ thể. Viết email ngắn, một email một việc. Xác nhận lại bằng văn bản sau mỗi cuộc gọi quan trọng. Báo sớm khi hàng có nguy cơ trễ, đừng đợi tới ngày hẹn.

Cái cuối cùng giúp tôi giữ được quan hệ với quản đốc sản xuất nhiều hơn bất kỳ chuyện gì khác. Họ không ghét tin xấu. Họ ghét tin xấu đến muộn.

4. Đàm phán thì học dần

Ai cũng nghĩ thu mua là ép giá. Thật ra đàm phán trong nghề này rộng hơn. Có lần tôi không giảm được đồng nào, nhưng đổi được thanh toán từ trả trước sang 30 ngày, với dòng tiền công ty lúc đó còn quý hơn chiết khấu.

Người mới thường chưa được giao đàm phán hợp đồng lớn. Cách học của tôi là ngồi cùng cấp trên trong vài buổi, chuẩn bị số liệu cho họ, rồi sau buổi hỏi lại vì sao họ nhượng chỗ này mà giữ chỗ kia. Muốn biết các kỹ năng này dẫn tới những vị trí nào về sau, bạn có thể đọc hướng dẫn tổng quan nghề thu mua trước khi lên kế hoạch học.

5. ERP, tiếng Anh và chứng chỉ

ERP như SAP, Oracle hay phần mềm mua hàng trong nước giúp làm nhanh hơn. Nếu chưa từng dùng thì cũng đừng lo quá, phần lớn công ty sẽ cho bạn học trên hệ thống của họ. Ai đã dùng một hệ thống thì chuyển sang hệ thống khác khá nhanh.

Tiếng Anh thì tùy công ty. Doanh nghiệp nhập khẩu hoặc vốn nước ngoài thường cần đọc được email, hợp đồng, catalogue kỹ thuật. Tôi bắt đầu bằng cách ghi lại mọi thuật ngữ lạ gặp trong email và tra ngay trong ngày: RFQ, PO, MOQ, lead time, quotation validity.

Chứng chỉ như CIPS (Chartered Institute of Procurement & Supply) cho một khung kiến thức bài bản. Nhưng nó không thay được kinh nghiệm. Tôi nghĩ nên học sau khi đã làm vài năm, lúc đó mới thấy chỗ nào trong sách khớp với việc mình đã làm.

Còn một thứ không nằm trong danh sách kỹ năng nhưng nằm trong mọi buổi phỏng vấn thu mua: sự chính trực. Quà, hoa hồng, lời mời từ nhà cung cấp phải xử lý theo quy định công ty. Giá và hợp đồng là thông tin nội bộ.

6. Hỏi nhanh

Trái ngành có làm thu mua được không?

Được. Đồng nghiệp tôi có người từ kế toán, từ kho, từ bán hàng sang. Nắm quy trình và Excel trước là đủ để bắt đầu.

Có cần giỏi tiếng Anh không?

Tùy nơi. Công ty chỉ mua hàng trong nước thì ít cần. Công ty nhập khẩu thì cần đọc hiểu email và hợp đồng.

Làm sao luyện khi chưa có việc?

Tự dựng một file so sánh báo giá cho một món đồ bất kỳ, ví dụ mua mười cái máy in cho văn phòng. Hỏi giá ba nơi, quy về cùng điều kiện. Mang file đó đi phỏng vấn cũng được.

Diệp